4 manieren om de administratie achter je te laten

De administratie is een noodzakelijk kwaad, maar niet een die je “even tussendoor” wegwerkt. Als er een taak is waar veel tijd aan verloren gaat, is het de administratie wel. Hoog tijd om deze tijdrovende en dure klus op zijn plek te zetten!

Je hebt vast het gevoel dat je teveel tijd besteed aan de administratie, maar heb je wel eens écht stilgestaan bij hoeveel tijd en geld je iedere week verliest aan deze klus? Personeelsadministratie, facturatie en opvolging, potentiële klanten nabellen, de klantendatabase updaten en ga zo maar door. Deze kleine taakjes uitvoeren en hier en daar de puntjes op de i zetten kost vaak heel wat uren. Veel ondernemers zien er dan ook niet voor niets tegenop.

Het mkb droomt van een eenvoudige, efficiënte administratie die de werkdruk vermindert en positief bijdraagt aan de kwaliteit van de klantrelatie.

Minder administratie, meer productiviteit

Wie wil er nu niet productiever werken? Toch wordt wel eens vergeten dat de hoeveelheid administratie die werknemers moeten verwerken een directe invloed heeft op de haalbare productiviteit. Minder papierwerk is dus een belangrijke voorwaarde voor efficiënter werken. In een onderzoek van Microsoft zegt 26% van medewerkers in het mkb dat zij productiever zouden kunnen werken als er minder administratieve taken zouden zijn.

“Het mkb droomt van eenvoudige, efficiënte administratie die de werkdruk vermindert en positief bijdraagt aan de kwaliteit van de klantrelatie.”

In onze campagne De Tijdstrijd hebben we samen met iVOX onderzoek gedaan naar de tijdsbesteding van ondernemers. Wat bleek? Administratie staat bovenaan in de top drie van taken waarin de ondernemers volgens henzelf te veel kostbare tijd steken.

Gelukkig zijn betere tijden inzicht! Er zijn tal van manieren om de administratie in toom te houden en werknemers efficiënter te laten werken. Digitalisering is het antwoord.

1. Beheer gegevens in een CRM-systeem

Dé bottleneck voor een soepele administratie zijn rommelige gegevens die overal verspreid liggen. Wanneer je last hebt van een wildgroei van papieren en mappen gaan belangrijke gegevens verloren en glippen verkoopkansen tussen je vingers door.

Customer Relationship Management (CRM) is de oplossing. Maak dit systeem het hart van jouw organisatie en je hebt gegevens van klanten, leveranciers en andere contacten in één systeem bij elkaar en up-to-date. Met een CRM beheer je al je data op één gecentraliseerde plek. Zo verlies je nooit gegevens en deel je ze gemakkelijk met collega’s. CRM-software kun je ook aan andere werktools zoals een boekhoudprogramma of mailbox koppelen zodat je een 360-graden overzicht van je administratie krijgt.

2. Verstuur offertes en facturen online

Iedere dag gaan er tientallen belangrijke documenten de deur uit: offertes, facturen, betalingsherinneringen, noem naar op. Handmatig documenten opstellen, aanpassen en versturen is tijdrovend en lastig.

Het komt vaak voor dat ondernemers onbetaalde facturen te laat opmerken en voordat de betalingsherinnering naar de klant dan de deur uit is en jij uiteindelijk je geld ontvangt… Ondertussen verwachten jouw leveranciers dat jij wel op tijd betaalt. Niet optimaal voor je cashflow.

“Het online versturen, ondertekenen en betalen van facturen is nagenoeg gratis, aanpassingen zijn zo gemaakt en een document is veel sneller ondertekend.”

Al dat oponthoud kun je gemakkelijk omzeilen door documenten online te versturen. Waarom? Het online versturen, ondertekenen en betalen van facturen is nagenoeg gratis, aanpassingen zo zo gemaakt en een document is veel sneller ondertekend. Een betaling ontvangen? Je krijgt direct een melding en kunt de klant met één klik op de knop bedanken voor de moeite. Op deze manier versnel je het proces van aankoop tot en met betaling. Op termijn levert dit jou zelfs geld op.

3. Digitaliseer al je documenten

Naast binnenkomende post zijn er honderden andere documenten die op de meest belangrijke momenten onvindbaar zijn. “Opgegeten door de hond.” Elk bedrijf profiteert ervan om documenten online op te slaan zodat ze gemakkelijk vindbaar zijn. Digitaal werken vraagt ook om de digitalisering van documenten. Zo heb je altijd en overal de juiste informatie bij de hand. Een (quasi) paperless kantoor zorgt er bovendien voor dat je bedrijf minder kwetsbaar is voor inbraak en diefstal. Online kun je met de juiste systemen de gegevens van klanten zelfs beter beschermen.

4. Introduceer een ‘digitale personeelsbalie’

Nog een belangrijke tijdrovende klus: de personeelsadministratie. Maandelijks worden er nog miljoenen salarisstrookjes verstuurd. Zo ouderwets! Voor ondernemers is het introduceren van een digitaal personeelsbeleid een slimme zet om opnieuw grip te krijgen en secuur werk te garanderen.

Met een digitale personeelsbalie laat je je werknemers grotendeels zelf de belangrijkste zaken doen: verlof aanvragen, ziekmelden, persoonsgegevens up-to-date houden, urenregistratie: je regelt het allemaal via een online portaal. Werknemers vragen zo zelf hun verlof aan en managers geven met één klik hun goedkeuring. Bovendien worden al die aanpassingen en toevoegingen ook automatisch in rekening gebracht bij de loonberekening. Dat stimuleert niet alleen een gezonde arbeidsrelatie, je geeft werknemers ook meer autonomie en verantwoordelijkheden.

Digitaliseer je administratie van A tot Z

Een goed georganiseerde, geoliede administratie via de digitale kanalen werkt prettig. Het biedt een plezierige klantervaring en waarborgt de veiligheid van al je gegevens. Ook mooi meegenomen: het is kostenbesparend. Klaar om het over een andere boeg te gooien en de hele administratie te digitaliseren?

Teamleader B.V.

Nachtwachtlaan 20
1058 EA Amsterdam

Telefoon: 085 – 888 2980

• sales@teamleader.nl
• www.teamleader.nl