Onze facturatie volledig geautomatiseerd

Wij vinden het belangrijk om zo min mogelijk tijd te besteden aan de administratie. Dit leidt immers af van het ondernemen. Met de hedendaagse techniek kan heel veel geautomatiseerd worden en dus kunnen we dan tijd overhouden voor andere dingen.

Gripp

De facturatie blijven wij doen in Gripp. Deze online software oplossing gebruiken wij als relatiebeheersysteem. Vanuit dit systeem kunnen wij heel eenvoudig aanbiedingen opstellen en versturen. Compleet in onze eigen huisstijl. Onze relaties en klanten kunnen deze aanbiedingen gemakkelijk en volledig online accepteren of juist afwijzen. Dit scheelt natuurlijk veel papieren rompslomp.

Een geaccepteerde aanbieding wordt automatisch omzet naar een opdracht, zodat wij onze tijdsbesteding kunnen registeren en eventuele bijkomende kosten. Op die manier hebben wij altijd een realtime inzicht in de omzet en marges van onze opdrachten. Afhankelijk van de instellingen wordt er vanuit de opdracht automatisch een periodieke factuur aangemaakt (zoals bij onze abonnementen) of wordt de factuur achteraf opgemaakt op basis van de bestedingen. Wanneer wij de factuur verzonden vanuit Gripp naar onze klanten, dan werd er automatisch op de achtergrond gecontroleerd wat de betaalwijze van deze opdracht was.

Mollie

Indien dit een automatische incasso was, dan werd er via RCUR een incasso opdracht aangemaakt in Mollie. Mollie is een online payment provider. Via Mollie wordt het aanbieden van online betalingen mogelijk, zoals iDeal, bankoverschrijving, PayPal of CreditCard. Met RCUR waren wij in staat om via de machtiging voor automatische incasso een incasso opdracht aan te maken bij Mollie. Mocht de incasso niet lukken doordat er bijvoorbeeld niet voldoende saldo was op de bankrekening, dan werd er vanuit dit platform een nieuwe poging ondernomen.

Yuki

Met de koppeling tussen Gripp en Yuki, onze boekhouding, worden alle facturen automatisch verwerkt en geboekt op de juiste grootboekrekeningen. In Yuki hebben we ook een koppeling met Mollie die elke dag alle mutaties ophaalt en geheel automatisch in de boekhouding worden verwerkt. Net als bij onze banken ABN Amro en KNAB. Op deze manier hebben wij altijd een goed inzicht in de debiteurenpositie.

Payt

Mocht een klant de factuur niet tijdig betalen, dan werd er een herinnering verzonden vanuit Gripp. In de mail werd dan de oorspronkelijke factuur meegestuurd en verzochten wij de klant om alsnog over te gaan tot betaling.

Bleef betaling uit dan volgde automatisch de opvolging door een gerechtelijk incassobureau met een juridische procedure. Gelukkig voor ons, is dit iets wat nauwelijks voorkomt. Deze stappen werden volledig uitgevoerd door Payt.

Wat gaat er veranderen?

Ondanks dat dit gehele proces ons nauwelijks tijd kost, hebben we toch onderzocht of het nog eenvoudiger en simpeler zou kunnen. Die hebben wij gevonden bij onze partner Payt en daarmee zullen wij gaan starten vanaf 1 december 2020.

De facturen zullen wij nog steeds gaan opstellen in Gripp. Alleen sturen wij deze niet meer vanuit deze softwareoplossing naar de klant. Dit gaat Payt voor ons doen via factuurinzien.nl en worden vanuit onze naam naar de klant verzonden.

Het voordeel hierbij is dat onze klanten een portaal hebben waarin al onze facturen in te zien zijn die wij vanaf 1 december 2020 hebben opgesteld en verzonden. Een totaal overzicht van de facturen, betalingen en eventuele gemaakte afspraken.

Tevens wordt het eenvoudig om via dit portaal een machtiging voor automatische incasso af te geven, zodat voortaan de betalingen ook volledig automatisch gaan verlopen. Deze incasso’s verlopen dan nog steeds via Mollie, maar wij hoeven dan niet langer gebruik te maken van RCUR. Hierdoor wordt de oplossing stabieler en wordt de kans op dubbele incasso’s helemaal uitgesloten.

Bij een niet tijdige betaling, er is een automatische koppeling tussen Yuki en Payt die dagelijks wordt bijgewerkt, worden er geheel automatisch herinneringen verzonden plus het eventuele gerechtelijke incassotraject.

Meer informatie?

Interesse of een dergelijke oplossing ook van toepassing zou kunnen zijn in uw situatie? Nodig ons dan eens uit voor een (virtuele) kop koffie of thee. Dan inventariseren wij of een dergelijke oplossing ook u gaat helpen bij uw facturatie en debiteurenbewaking.

afspraak voor (virtuele) kop koffie of thee