8 tips voor een efficiënte urenregistratie

Voor veel dienstverlenende bedrijven is het super belangrijk dat de urenregistratie precies op tijd plaatsvindt en goed wordt uitgevoerd. Iedere organisatie die uren registreert, herkent de eeuwige strijd om iedereen op tijd en goed zijn uren te laten registreren. In de blog geven we 8 tips die je kunnen helpen om dit voor elkaar te krijgen.

1. Benadruk de noodzaak van urenregistratie

Het klinkt super controlerend, maar uren registreren is de sleutel tot een gezonde bedrijfsvoering. Met als belangrijkste reden dat je simpelweg wilt weten waar de tijd blijft. Want weten waar de tijd blijft, geeft je inzicht in het verbeteren van de productiviteit. Zowel op individueel niveau, maar zeker ook op bedrijfsniveau.

Werk je op basis van uren, dan is het cruciaal dat de urenregistratie op orde is. Niet alleen om de winstgevendheid te kunnen meten, maar ook om tijdig te kunnen factureren. Hoe sneller de uren geregistreerd zijn, hoe sneller de facturen naar de klanten kunnen en hoe sneller er betaald wordt. Eigenlijk is uren registreren een vorm van factureren. Wanneer de uren immers correct zijn toegelicht, dan zal je klant de factuur sneller begrijpen en accepteren.

2. Streef discipline na en geeft het goede voorbeeld

In het verlengde van de eerste tip is het vanzelfsprekend dat iedereen zijn uren op tijd registreert, waardoor er geen vervolgprocessen in de knoei komen. Het is super inefficiënt en demotiverend om iedere week iedereen achter de broek aan te moeten zitten, omdat de uren van de vorige week nog niet zijn geschreven. Niemand krijgt daar energie van! Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen zijn uren op tijd registreert? Je zou kunnen denken aan een positieve incentive. Bijvoorbeeld iedereen die in een jaar maximaal 3 keren te laat was krijgt ….

Verzin iets wat het beste bij jouw bedrijf past. Wees streng, rechtvaardig en gooi er wellicht nog wat humor in! Zo werkt bijvoorbeeld een bierpot andersom natuurlijk net zo goed. Elke keer dat je niet op tijd bent, lever je automatisch een tientje in voor de bierpot!

3. Houdt de urenregistratie zo eenvoudig mogelijk

Hoe eenvoudiger het werkt, hoe minder kans op fouten en hoe lager de drempel is voor je medewerkers. Je houdt het eenvoudig door niet teveel verschillende urensoorten aan te bieden en niet teveel uitzonderingen op de regel te hebben. Vooral voor interne projecten is het risico groot dat er ‘maar wat’ gekozen wordt. Met als gevolg dat de uiteindelijke sturingsinformatie te onduidelijk wordt.

Gebruik dus weinig verschillende urensoorten, maar vraag je medewerkers een toelichting te vullen.

4. Stel doelen en maak ze inzichtelijk

Doelen zijn tweeledig. Ten eerste heeft ieder project een begroting (een inschatting). Daarnaast hebben medewerkers doelen in de vorm van een aantal normuren, of een bedrag dat jaarlijks voor klanten gewerkt moet worden. Simpelweg om het bedrijf de rendementsdoelstellingen te laten halen.

Wanneer doelen niet goed vast gelegd en/of gecommuniceerd worden, dan hebben ze weinig zin. Zorg er dus voor dat de projectbegrotingen helder zijn vastgelegd en voor iedereen toegankelijk zijn. Maak vervolgens inzichtelijk in hoeverre de doelen gehaald worden. Maak dit zowel op projectniveau als op medewerker niveau volledig inzichtelijk, toegankelijk en transparant.

Je kunt nu belangrijke vragen beantwoorden over de tijdsinvesteringen van medewerkers en je hebt een beter beeld van de zaken die goed, danwel minder goed gaan. Vergeet bovendien niet om regelmatig de gestelde doelstellingen te evalueren en eventueel bij te stellen. En natuurlijk nieuwe te formuleren als het daar tijd voor is.

5. Registreer alle uren en dus niet alleen de uren die gefactureerd moeten worden

Wanneer je alleen de uren registreert die je wil factureren naar je klanten, dan lijkt dit (tijds)efficiënt, maar je loopt nogal wat inzicht mis en waarschijnlijk ook omzet!

Het beste is om je medewerkers alle uren die ze conform hun rooster moeten maken te laten registreren. Dit wordt ook wel “volledig tijdschrijven” genoemd. Niet geschreven uren geven namelijk geen enkel inzicht! Hoe weet je immers dat er in deze tijd niet aan klanten is gewerkt? En had deze tijd niet gefactureerd moeten worden? Ook kunnen je budgetten een vertekend beeld geven als niet alle tijd is geregistreerd.

Daarnaast is het eenvoudiger om vast te stellen of iemand klaar is met zijn urenregistratie wanneer de geschreven uren gelijk zijn aan het weekrooster van de medewerker. Dus een weekrooster van 40 uren betekent ook 40 uren registreren!

6. Registreer ook verlof en verzuim in de urenregistratie

In het verlengde van de voorgaande tip om alle uren te registreren, is het ook aan te bevelen om verlof en verzuim in de urenregistratie op te nemen. Wanneer de verlof- en verzuimregistratie geïntegreerd is met de urenregistratie, dan sla je twee vliegen in een klap! Het geregistreerde verlof staat direct ook in de verlofregistratie en het saldo is bijgewerkt! Weg dus met alle losse excelletjes!

7. Creëer een eenvoudig proces om de urenregistratie te controleren

Het belangrijkste bij de urencontrole is dat je wilt vaststellen dat iedereen zijn tijd heeft verantwoord en dat je dus verder kunt met het vervolgproces: de facturatie. Ook hier is het dus weer belangrijk dat iedereen al zijn tijd schrijft en niet alleen de directe tijd (zie tip 5 en 6).

Probeer ook dit proces zoveel mogelijk te automatiseren. Hoe eenvoudiger de opzet van de urenregistratie, hoe minder tijd de controle kost. Wanneer je medewerkers gewend zijn om tijd te schrijven, hoef je je alleen te focussen op uitzonderingen. Controles kunnen zijn: een controle op het halen van de normuren en een controle op de tijdsbesteding van de niet voor klanten gewerkte uren.

8. Automatiseer je facturatie vanuit de urenregistratie

We zeiden het al eerder. Uren schrijven is eigenlijk je factuurspecificatie maken. Zorg dus voor een systeem waarin de geregistreerde uren met één druk op de knop gefactureerd kunnen worden. Niet alleen is dit verschrikkelijk inefficiënt als je dit in twee systemen doet, maar je loopt teveel teveel risico op het vergeten van uren! Bovendien geven je projecten geen inzicht meer in bestede versus gefactureerde tijd.

Conclusie

Ben je een bedrijf dat uren registreert, dan herken je als geen ander dat het belangrijk is dat dit precies op tijd plaatsvindt en goed wordt uitgevoerd. Met bovenstaande tips helpen we je de eeuwige strijd te verminderen om iedereen op tijd en goed zijn uren te laten registreren!

Simplicate Software B.V.

Laan Corpus Den Hoorn 102-1
9728 JR Groningen

Telefoon: 088 – 5200 500

• support@simplicate.nl
• www.simplicate.com