Inkoopfacturen

Verwerken

Van uw leveranciers zult u de meeste facturen digitaal ontvangen. Deze kunt u dan heel eenvoudig doorsturen naar het e-mailadres van uw administratie of bewaren in een gekoppelde map van OneDrive of Dropbox. De andere facturen zult u zelf moeten scannen of uploaden op de website. Een andere mogelijkheid is het om de handige app op de smartphone te gebruiken om de inkoopfacturen te fotograferen en digitaal aan te bieden.

Alle inkoopfacturen, bonnen en andere documenten voor uitgaven worden dus elektronisch opgeslagen en aangeboden in het systeem. Hierdoor is er dus altijd een elektronisch archief beschikbaar. De tijd dat alle inkoopfacturen in een map stonden in de kast, is met dit systeem verleden tijd.

In het systeem wordt getracht de inkoopfactuur of bon zo goed mogelijk te herkennen. Leveranciers die geregistreerd staan bij de fraudedesk worden afgewezen. Reeds bekende en geboekte inkoopfacturen worden uiteraard niet nogmaals opgenomen. Vervolgens wordt een boekingsvoorstel getoond, dat gebaseerd is op de instellingen van de leverancier en wat er eerder is gebruikt in de financiële administratie.

U heeft een heel goed en actueel overzicht van de posten die zijn aangeboden. Ook kunt u eenvoudig de status van deze posten zien, of ze al geboekt zijn en als betaald zijn gemarkeerd.

Goedkeuren

Bij het verwerken van de inkoopfacturen kunnen wij niet toetsen of de factuur doelmatig en rechtsmatig is. Dat is iets dat wij toch echt aan u moeten overlaten. Dit kunt u eenvoudig oplossen door alleen de goedgekeurde inkoopfacturen aan te bieden.

Daarnaast is het systeem ook uit te breiden met de optie dat een of meerdere medewerkers eerst de factuur digitaal moeten goedkeuren voordat deze betaald kan gaan worden. Hierbij kunnen selecties worden gemaakt op leverancier, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, projectcode of bedrag. De keuze is aan u.

Betalen

Als laatste stap in het proces is het betalen van uw leveranciers. Hierbij kunnen wij u ook heel eenvoudig ondersteunen. Bijvoorbeeld door het periodiek verstrekken van een betaaladvieslijst tot aan het klaarzetten van de betalingsopdracht bij uw bank. Het enige dat u dan nog hoeft te doen, is de betaling autoriseren en goedkeuren. Hoe gemakkelijk is dat?