Rode Kruis: nooit meer een declaratie zoek

17 sep

Van popfestival tot noodhulp: wel 35.000 vrijwilligers zetten zich in voor het Nederlands Rode Kruis. Uit hoofde van hun vrijwilligerswerk maken die wel eens kosten. ‘Dan wil je dat zij zo snel mogelijk hun geld terug hebben’, vertelt districtspenningmeester Jacco Scheer. ‘Van onze vrijwilligers moeten we het hebben.’

Scheer, interim finance-professional, is zelf ook vrijwilliger. ‘Toen ik werd benaderd om districtspenningmeester te worden, is mij verteld dat de administratie me zeker tien uur per week zou kosten. Dat kan nooit, dacht ik. En als het klopt, is het onnodig. Zo ingewikkeld is de administratie niet.’

Hij schetst de oude situatie: ‘Een vrijwilliger diende een declaratie in bij zijn coördinator of de budgetverantwoordelijke. Die checkte of het klopt en speelde het door naar de penningmeester. Die moest de betaling klaarzetten in de bank. Vervolgens verstuurde iemand de betaling. Soms raakten declaraties kwijt en wisten we niet waar in het proces die bleven steken. Voor mijn eigen district wilde ik graag aan elke boeking een document hangen.’

Met een collega-penningmeester zocht hij een oplossing om de declaratiestroom te versnellen en inzichtelijker te maken. DizzyData kwam als meest gebruiksvriendelijk platform uit de bus. ‘Nu hebben 35.000 vrijwilligers een app om declaraties in te schieten. Straks kunnen we mogelijk ook laten zien wat de status is van hun declaratie. Als districtspenningmeester ben ik niet meer dan een à twee uur kwijt aan de administratie en de afdelingspenningmeesters vinden de manier van werken veel gemakkelijker en leuker. Het vereiste vier ogen-principe is gebleven, omdat binnen DizzyData het autoriseren goed en flexibel in te richten is’, aldus een tevreden Scheer.

DizzyData