Hoe een app je administratie vermindert, je inzicht vergroot en personeel motiveert

13 mrt

De administratie. Vroeger kostte die veel tijd want de verwerking ging met de hand. Door de komst van online software gaat de administratie veel makkelijker. Maar er kunnen zaken altijd handiger en beter. Declaraties indienen bijvoorbeeld. Bij vele bedrijven, klein en groot, gaat dit nog gewoon via een papieren formulier. Waarom eigenlijk?

Geen klachten

Facturen sturen, administratie verwerken, btw-aangifte. Dat kan allemaal met een online boekhoudpakket en steeds meer ondernemers ervaren de voordelen. Maar waarom gaat het indienen van declaraties nog via papier of een spreadsheet? ‘Wij hebben niet zoveel declaraties dus het gaat prima zo”, hoor ik ondernemers weleens zeggen. Of: “we hebben hier nooit zo bij stil gestaan, want we horen niemand klagen.”

Geen zin in die moeite

Voor beide antwoorden is wat te zeggen. Maar sta er eens bij stil dat vele werknemers niet eens de moeite nemen om declaraties als zakenlunch, parkeer- en belkosten, een tram- of treinkaartje in te dienen. “Van die kosten ga ik niet failliet en ze wegen niet op tegen de moeite die ik moet doen om de declaratie in te dienen.” Dat kreeg ik van meerdere medewerkers te horen toen ik er eens naar vroeg. Er zit dus een gat tussen de opvattingen van managers en personeel als het gaat over declaraties.

Declaraties makkelijk maken

Wil je in de toekomst ook nog een aantrekkelijke werkgever zijn en je uitgaven in bedwang houden? Dan heb ik heb goed nieuws voor je. Het indienen van declaraties hoeft je medewerker geen tijd te kosten, maar jou ook niet. Bovendien kun je de kans op fouten en vertraging reduceren tot 0%. Onze partners Xpenditure, SRXP Mobile Expense Reporting en Declaree hebben apps ontwikkeld waarmee je medewerkers in seconden een declaratie kunnen indienen. Ze maken een foto van hun bonnetje en deze wordt automatisch verwerkt in Exact Online op de juiste plaats. Jouw administratie is nog completer en sneller up-to-date.

Inzicht en makkelijker voldoen aan wetgeving

Je krijgt nauwkeurig inzicht in je de uitgaven van je medewerkers. Denk aan parkeerkosten, reiskosten, hotelovernachtingen, zakenlunches, kantoorbenodigdheden, relatiegeschenken. Dat geeft je de informatie om bijvoorbeeld inkoopvoordelen te genereren en makkelijker te voldoen aan wet- en regelgeving zoals de Werkkostenregeling. Die declaratie-apps geven je de zuivere informatie om een declaratiebeleid op te stellen of je huidige beleid aan te scherpen. Benieuwd naar de verschillen tussen deze drie declaratie apps die integreren in Exact Online? Wij hebben de verschillen en overeenkomsten op een rijtje gezet.

Xpenditure	SRXP	Declaree
Beschikbaar op iOS, Android & Windows	Beschikbaar op iOS, Android & Windows	Beschikbaar op iOS, Android & Windows
Bonnen declareren via email en mobiele app	Bonnen declareren via mobiele app	Bonnen declareren via mobiele app
Importeer en automatiseer creditcard transacties	Integreer creditcard transacties	Importeer creditcard transacties en PDF-afschriften
Inclusief kilometer- en tijdregistratie	Inclusief kilometerdeclaraties met Google Maps	Inclusief kilometerdeclaraties
Ondersteuning voor alle valuta’s	Buitenlandse btw eenvoudig terugvragen	Ondersteuning voor alle valuta
Online support	In-app support	Online support
Uitgebreide integratie- en rapportagemogelijkheden waardoor vrijwel alles geautomatiseerd is	Declaraties zien vanaf het moment dat de bon is gefotografeerd	Aparte werkstromen en declaratierichtlijnen op groeps- en individueel niveau
Via het App center 14 dagen gratis proberen	Via het App center online demo op aanvragen	Via het App center 30 dagen gratis proberen
5,83 euro per maand (tijdelijk voor 4,66 euro)	3,00 euro per maand	3,00 euro per maand