Business events: 10 tips voor een hogere ROI

Waarom ga jij naar business events? Wij stelden deze vraag aan de bezoekers van De Tijdstrijd en het antwoord was duidelijk: managers en ondernemers kwamen vooral om te netwerken. Achteraf hadden ze gelukkig meer verzameld dan alleen visitekaartjes: ze waren een hoop informatie over time management rijker.

Dat bracht ons op een idee, hoe kun jij het meeste uit business events in binnen- en buitenland halen? Niet als bezoeker, maar als spreker, sponsor of exposant. Hier hangt vaak een prijskaartje aan, maar als je het goed doet, is de ROI ook hoog en de investering dus meer dan waard.

1. Kies het juiste event

Niet ieder event is geschikt om bij aanwezig te zijn. Het moet de tijd, moeite en kosten van het team waard zijn. De beste manier om te beslissen of een event bij jouw organisatie past is de doelstellingen vergelijken. Zoek uit wat het doel van het event is om te bedenken wat voor soort bezoekers dat zal trekken. Komen die bezoekers overeen met jouw doelgroep, dan is het event hoogstwaarschijnlijk interessant om bij te wonen.

2. Grootte en mediapartners

De grootte van het event en de aangesloten mediapartners zijn belangrijker dan je in eerste instantie zou denken. Een investering van duizend euro voor een event waar twintig bezoekers rondlopen klinkt waarschijnlijk niet rendabel, maar als alle aanwezigen na het event als klant kunt tekenen, is de ROI toch meer dan acceptabel.

Ook de mediapartners zijn interessant om onder de loep te nemen. Worden de media outlets gelezen door jouw doelgroep of jouw concurrenten? Publiciteit klinkt bij voorbaat al goed, maar het heeft geen zin als het bericht over jouw uitgebreide CRM-systeem alleen gelezen wordt door zzp’ers. Ook wil je als exposant voldoende aan bod komen in de communicatie rondom het event. Denk aan de website, het programmaboekje, e-mails etcetera.

3. Zeg niet direct ja, onderhandel!

Bedrijven die business events organiseren verdienen hun brood door publiek en zichtbaarheid te verkopen. Hoe groter het publiek, hoe hoger hun omzet. Organisatoren hebben om die reden een zwak voor bedrijven die iets nieuws aanbieden, die bedrijven trekken bezoekers aan namelijk. Bepaalde organisaties worden zelfs uitermate soepel als je een vernieuwende aanpak of originele start-up aanmeld. Wij, van Teamleader, hebben eens de prijs van een event gehalveerd (dat kunnen we zelf ook nog steeds niet geloven).

Als jouw bedrijf dus een origineel concept heeft, of ‘disruptive’ is, onderhandel dan eens over de aanbieding die je krijgt. De volgende zaken zijn het onderhandelen waard:

• Een vermelding in de pers die het event verslaat.
• Een grotere beursstand.
• Een goede plek op de beursvloer.
• Een vermelding op de website van het event.
• Jouw logo op de website van het event met een link naar je eigen website.
• Een inhoudelijk stuk over je bedrijf in de nieuwsbrief.
• Een (extra) computerscherm in je stand.
• Gratis technische ondersteuning tijdens het event.

4. Meld je aan als spreker

Als spreker op een event realiseer je nog meer zichtbaarheid. Het geeft je de mogelijkheid om projecten en ideeën met een groot publiek te delen. Als de organisatie niet enthousiast reageert op je voorstel om als spreker op te treden, kun je ook een workshop aanbieden. Bedenk alvast een onderwerp dat bij het event past en dat je kunt koppelen aan jouw product of dienst. Als spreker pas je je pitch aan het publiek aan en ga je voor de wow-factor. Zeker op de laatste (of het einde van de) dag is het een uitdaging om de aanwezigen geboeid - en wakker - te houden.

5. Voorbereiding is het halve werk

Tijdens het event heb je vanzelfsprekend ook flyers, brochures, visitekaartjes en andere merchandise items nodig om uit te delen. Voor je stand zijn banners en displays onmisbaar. Al dat materiaal moet ontworpen worden, besteld, gedrukt en geleverd. Begin dus op tijd! Last-minute werk bevat vaak fouten en je wilt voorkomen dat je zonder marketing items op een event staat.

Handig om mee te nemen:

• Een scherm met een presentatie van jouw product of dienst die voorbijgangers naar je stand toe trekt en hen binnenhoudt.
• Een productdemo.
• Statistieken die de toegevoegde waarde van jouw product of dienst bewijzen.
• Een speciaal aanbod voor de bezoekers met een landingspagina op je website.
• Gereedschap om je stand op te zetten: verlengsnoeren, tape, scharen etcetera.

6. Spread the word

Laat alle klanten en contacten weken voor het event weten dat je deelneemt zodat je op voorhand al bezoekers naar je stand of presentatie trekt. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld een nieuwsbrief versturen of social media kanalen inzetten. Vraag je team om de gegevens van hun LinkedIn account te updaten. Een herkenbare foto van zichzelf te plaatsen hoort daar ook bij. Dan kunnen bezoekers hen gemakkelijk herkennen en vinden op het event - netwerken blijft de nummer 1 activiteit op business events.

Neem tijdens het event foto’s van je stand (idealiter op het moment dat deze vol staat met bezoekers), van de spreker (op het moment dat hij voor een volle zaal staat) en van je team (in actie tijdens het geven van een workshop of productdemo). Is je team enthousiast? Maak vooral foto’s, maar deel die van de afterparty niet op social media ;)

7. Stel je team zorgvuldig samen

Stuur niet alleen je salesteam naar het business event. Het uiteindelijke doel is om te verkopen; tijdens het event wil je een goede indruk maken en ook technische vragen bijvoorbeeld kunnen beantwoorden. Stel daarom een team samen van medewerkers uit verschillende disciplines. Een technisch persoon, een verkoper en een customer support manager bijvoorbeeld. Dan is alle know-how van het bedrijf vertegenwoordigd. Iedereen moet natuurlijk wel een demo kunnen geven en de meest gestelde vragen kunnen beantwoorden. Hiervoor kan een draaiboek handig zijn - die is ook weer te gebruiken bij andere events of nieuwe medewerkers.

8. Koffie-afspraken met aanwezigen

Om ervoor te zorgen dat er continu bezoekers in je stand staan, kun je voor aanvang van het event alvast wat koffie-afspraken maken met klanten en contacten. Je nodigt hen bij jou uit in de stand voor een productdemo bijvoorbeeld. Waarom je dit zou willen? Mensen gaan naar de stands waar al veel bezoekers zijn “want dan zal er wel wat te halen zijn”.

9. Combineer andere afspraken

Je kunt contacten bij jou in de stand uitnodigen, maar je kunt hen ook bezoeken - als je toch in de buurt bent… Spreek op de dag voor of na het event af om klanten op hun kantoor te bezoeken of uit-eten te gaan. Persoonlijk contact wordt in de meeste gevallen gewaardeerd en zal je later meer business opleveren. Die ROI rijst inmiddels de pan uit!

10. Vraag altijd alle gegevens

Last but not least, vraag altijd de gegevens van iedereen met wie je spreekt. Contactgegevens en leads zijn tenslotte het doel van business events.

• Visitekaartjes vragen of gegevens opschrijven van iedereen die jouw business op zou kunnen leveren, ook tijdens after-party’s.
• Download de app van het event om gemakkelijk te netwerken.
• Houd in je CRM of LinkedIn bij wie de persoon precies was, waar je elkaar ontmoet hebt en waar het gesprek over ging. Dit kun je niet van iedereen onthouden, maar is welkome informatie bij de opvolging.
• Plan je opvolging niet later dan drie dagen na het event. Maak je bericht persoonlijk door details uit het gesprek te noemen.

Teamleader B.V.

Nachtwachtlaan 20
1058 EA Amsterdam

Telefoon: 085 – 888 2980

• sales@teamleader.nl
• www.teamleader.nl