Persoonsgegevens sollicitanten: hoe zit het precies?

Werkgevers verzamelen tijdens sollicitaties veel persoonsgegevens van sollicitanten. Wat zijn de rechten van de sollicitant en hoe zit het met de bewaartermijn?

Het verzamelen van persoonsgegevens van sollicitanten gebeurt onder meer via hun sollicitatiebrieven en cv’s. Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt ook op andere manieren. Tijdens een sollicitatiegesprek kunnen aanwezige personen bijvoorbeeld aantekeningen maken van de antwoorden die een sollicitant geeft, het verloop van het gesprek en de indruk die zij van diegene krijgen. Daarnaast kunnen een screening, assessment, psychologisch onderzoek of medische keuring (aanstellingskeuring) deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Wat mag (niet)?

Een werkgever mag tijdens een sollicitatiegesprek niet vragen naar de gezondheid of ziekteverzuim in het verleden. De werkgever mag onder bepaalde omstandigheden wel een aanstellingskeuring laten uitvoeren door een bedrijfsarts.

Ook is de sollicitant zelf verplicht om het te melden als hij/zij belangrijke onderdelen van de functie niet kan uitvoeren vanwege een ziekte of beperking, bijvoorbeeld als iemand voor de functie veel moet staan, maar dat om gezondheidsredenen niet kan. En een werkgever mag dan ook vragen of de sollicitant daartoe in staat is.

Werkgevers mogen bijna nooit informatie over de aard en oorzaak van de ziekte vastleggen. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken.

Werkgevers zoeken sollicitanten vaak online op. Zij kunnen die informatie gebruiken, ook al is dat niet altijd toegestaan. Het mag alleen als de werkgever een grondslag heeft om de gegevens die over de sollicitant op internet staan te verwerken.

Zwangerschap

Een sollicitante is niet verplicht tijdens een sollicitatiegesprek te vertellen dat zij zwanger is of wil worden. Als de vraag gesteld wordt, hoeft zij deze niet naar waarheid te beantwoorden.

De sollicitante mag wel vertellen dat zij zwanger is of wil worden, als zij dat zelf wil delen. Een werkgever mag haar niet afwijzen omdat zij zwanger is of wil worden.

Bewaartermijn

Als een sollicitant de functie niet heeft gekregen, is het gebruikelijk dat de organisatie zijn gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert.

Sollicitanten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.

Ondernemingsraad

Als een werkgever regelingen op het gebied van het aanstellingsbeleid wil vaststellen, wijzigen of intrekken, moet hij dit eerst voorleggen aan de ondernemingsraad (OR). Ook over de uitvoering van de regelingen heeft de OR iets te zeggen.

In het aanstellingsbeleid van een organisatie kunnen bijvoorbeeld de volgende onderwerpen aan bod komen:

• omgaan met sollicitanten;
• screening van toekomstige werknemers;
• medische keuringen;
• gelijke behandeling;
• type arbeidscontracten.

Rechten bij sollicitatiegegevens

Een sollicitant heeft recht op:

• het overdragen van de persoonsgegevens (het recht op dataportabiliteit);
• ‘vergeten’ te worden (het recht op vergetelheid);
• inzage in de sollicitatiegegevens (recht op inzage);
• het wijzigen van de persoonsgegevens (het recht op rectificatie en aanvulling);
• minder gegevens te laten verwerken (het recht op beperking van de verwerking);
• een menselijke blik bij besluiten over de hem/haar (het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering) bezwaar maken tegen het gebruik van de persoonsgegevens.

Klacht over sollicitatie

Bij een klacht over het gebruik van de persoonsgegevens tijdens de sollicitatie, is het advies aan de sollicitant eerst naar de werkgever te stappen waar hij/zij heeft gesolliciteerd. Komen de sollicitant en de werkgever er samen niet uit, dan zijn er vervolgstappen te zetten.

Als de werkgever de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) hanteert, kan de sollicitant met de klacht terecht bij de NVP.

Bij een klacht over de aanstellingskeuring of medische vragen/onderzoek tijdens de sollicitatieprocedure, kan de sollicitant terecht bij de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen (CKA).