Tijdig deponeren van de jaarrekening

Normaliter bestaat de drukte van het jaar in de maart voornamelijk uit het doen van de aangifte inkomstenbelasting. Veel particulieren vinden het natuurlijk fijn als hun aangifte voor 1 april is ingediend bij de belastingdienst. Echter ontvang ik dit jaar bijzonder veel verzoeken van ondernemingen voor het opstellen van publicatiestukken over 2015.

Hoe zit dit nu eigenlijk?

Binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar hoort de directie of bestuurder de jaarrekening op te stellen en deze voor te leggen aan de algemene vergadering van aandeelhouders. Hiervoor kan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA) uitstel verlenen aan de directie of bestuurder van maximaal 5 maanden (voorheen waren dit 6 maanden). Dit uitstel hoort te worden vastgelegd in notulen, maar hoeft niet te worden gemeld bij de Kamer van Koophandel of andere instantie.

Wanneer de jaarrekening is opgesteld door de directie of bestuurder, moet deze worden vastgesteld. Bij vennootschappen waarbij de directie of bestuurder tevens de enig aandeelhouder is, is opstellen gelijk aan vaststellen. Hierop bestaat een uitzondering als dit is vastgelegd in de statuten van die vennootschap. Anders krijgen de aandeelhouders of commissarissen maximaal 2 maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen. Wanneer dit niet lukt, dan moet de directie of bestuurder de voorlopige jaarrekening publiceren. Uitstel verlenen aan de aandeelhouders of commissarissen is niet mogelijk.

Indien de jaarrekening is vastgesteld (of de termijn voor het vaststellen van 2 maanden is verlopen) dan is er een termijn van 8 dagen waarin de publicatie van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel moet plaatsvinden. Wanneer er niet tijdig wordt gepubliceerd, wordt er een risico gelopen.

Mogelijke gevolgen

Indien de vennootschap failliet gaat, zal een curator altijd onderzoek doen of er in de afgelopen 3 jaren tijdig is gepubliceerd. Wanneer dit niet het geval is, zal de curator bijna zeker een poging gaan wagen om de directie of bestuurder van de vennootschap in privé aansprakelijk te gaan stellen. De directie of bestuurder had immers moeten toezien dat dit allemaal tijdig gebeurde is hierbij de redenatie. Bestuurdersaansprakelijkheid heet dit.

Een andere mogelijkheid is dat het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst een onderzoek gaat instellen. Hier kan een strafrechtelijke veroordeling uit voortvloeien, omdat hierbij sprake is van een economisch delict. Dit kan beteken dat er een geldelijke boete wordt opgelegd van maximaal 19.200 euro, maar dit heeft ook gevolgen voor de directie, bestuurder en/of aandeelhouders. Een verklaring van goedgedrag op financieel terrein zal de komende jaren dan namelijk niet worden afgegeven.

Misschien niet zo van belang voor velen, maar wat ook gebeurd, is dat de creditrating mede bepaald wordt door het wel of niet tijdig publiceren. Vennootschappen die tijdig publiceren krijgen een hogere creditrating dan wanneer zij laat, te laat of zelfs helemaal niet publiceren.

Publicatie jaarrekening 2015

Het is dus uitzonderlijk dat er nu nog vennootschappen op zoek gaan naar een dienstverlener voor het opstellen van de publicatiestukken van 2015. Veelal zijn dit ook nog eens vennootschappen waarbij de directie of bestuurder tevens aandeelhouder is. Deze jaarrekeningen hadden dus al 30 november 2016 opgesteld en gelijk vastgesteld moeten worden.

Onze werkwijze en visie

Het is onze visie dat elke vennootschap altijd en overal inzage heeft in de financiële ontwikkelingen van de onderneming. Daarom hebben wij ook verschillende cloud oplossingen, zoals bijvoorbeeld ExactOnline, voor het voeren van de administratie.

Veel boekhoudoplossingen zijn te koppelen met onze software waarmee wij rapporteren, VisionPlanner. In VisionPlanner geven wij onze klanten niet alleen nog meer inzage in de financiële ontwikkelingen van de onderneming, hierin maken wij ook de jaarrekening op. Wanneer de klant de jaarrekening akkoord vindt, kan dit elektronisch plaatsvinden. Hierna wordt geheel automatisch de jaarrekening ook voor publicatie aangeboden bij de Kamer van Koophandel. Dat kan dus niet worden vergeten.

Nadat de jaarrekening is vastgesteld, worden de gegevens overgenomen naar FiscaalGemak. In dit pakket wordt de jaarrekening omgezet naar een aangifte vennootschapsbelasting. Ook vanuit dit pakket verloopt de communicatie geheel elektronisch.

Voor de communicatie met de Belastingdienst, Kamer van Koophandel of de bank (voor kredietrapportages) maken wij gebruik van certificaten. Hierdoor hoeven wij nooit uw persoonlijke DigiD code of andere inlogcodes te weten. Wel zo veilig.